L’automazione dell’e-commerce permette di svolgere automaticamente molte attività quotidiane della vendita online, senza inserire e controllare continuamente gli stessi dati a mano. Con l’aumento di prodotti, clienti e ordini cresce anche il lavoro amministrativo da gestire.
Un sistema ben progettato può collegare ordini, magazzino, spedizioni, fatture, comunicazioni ai clienti e altri programmi aziendali. Per questo la realizzazione professionale di un negozio online deve considerare non solo l’aspetto e l’acquisto, ma anche l’integrazione con il lavoro quotidiano dell’azienda.
Lo scopo non è aggiungere il maggior numero possibile di funzioni, bensì ridurre le attività manuali che si ripetono ogni giorno.
Ogni ordine attiva diverse operazioni: registrare il cliente, verificare gli articoli, aggiornare le giacenze, inviare la conferma, preparare la fattura e organizzare la spedizione.
Con pochi ordini alcune attività si possono svolgere manualmente. Quando le vendite aumentano, però, il lavoro richiede sempre più tempo e cresce il rischio di errori.
L’e-commerce può registrare automaticamente un ordine, modificarne lo stato e inviare la notifica appropriata. Una volta ricevuto il pagamento, può avviare le fasi successive senza che un dipendente debba trasferire ogni volta gli stessi dati da un programma all’altro.
Il livello di automazione contribuisce al costo di realizzazione dell’e-commerce. Un piccolo negozio senza integrazioni richiede meno sviluppo di uno che scambia dati con contabilità, magazzino, ERP o altri sistemi aziendali.
Giacenze corrette sono fondamentali per negozi con molti prodotti e per aziende che vendono gli stessi articoli attraverso canali diversi.
Se il magazzino viene gestito con un programma separato, aggiornare manualmente le quantità nel negozio può diventare un grande lavoro amministrativo. Peggio ancora, la disponibilità mostrata online potrebbe non corrispondere a quella reale.
Un’integrazione consente di sincronizzare automaticamente i dati. Quando si vende un articolo, la quantità disponibile può aggiornarsi sia sul sito sia nel gestionale.
Allo stesso modo possono essere scambiati prezzi, codici prodotto, nomi, categorie e altri dati, nei limiti delle possibilità offerte dai sistemi utilizzati.
Un intervento frequente consiste nel collegare gli ordini ai programmi contabili o gestionali.
Invece di inserire nuovamente i dati del cliente e degli articoli, le informazioni dell’ordine possono essere trasferite al software che emette la fattura.
Lo stesso principio vale per il pagamento online: dopo una transazione riuscita, il negozio può riceverne automaticamente lo stato e proseguire con l’evasione.
Questo riduce il tempo tra l’ordine e la preparazione della merce, lasciando ai dipendenti più spazio per attività che richiedono valutazioni o comunicazione personale.
Quando i pacchi sono numerosi, preparare manualmente i dati per il corriere può occupare molto tempo.
Collegando l’e-commerce al sistema del trasportatore è possibile trasferire automaticamente le informazioni di spedizione, generare etichette e monitorare lo stato dei colli, se le integrazioni lo consentono.
Il cliente può ricevere messaggi automatici quando cambia lo stato dell’ordine o un codice per seguire la consegna.
Si riduce così la necessità di rispondere singolarmente a domande come «Il pacco è stato spedito?» o «Quando arriverà?».
L’automazione non riguarda soltanto l’amministrazione. Il negozio può essere collegato agli strumenti di marketing e alle comunicazioni con i clienti.
Per esempio, dopo la registrazione si può inviare un messaggio di benvenuto. Dopo l’acquisto, il cliente può ricevere una conferma, informazioni sulla spedizione o un messaggio pertinente ai prodotti acquistati.
Si possono predisporre anche procedure per carrelli abbandonati, acquisti ripetuti e segmenti di pubblico, ma la comunicazione va pianificata con attenzione per evitare un eccesso di messaggi inutili e rispettare le preferenze degli utenti.
I dati del negozio possono aiutare a suddividere i clienti in gruppi e a rendere le comunicazioni più pertinenti alle loro attività effettive.
L’automazione facilita la gestione di un ampio catalogo, ma non sostituisce una buona struttura SEO. Importare automaticamente migliaia di prodotti non garantisce visibilità se categorie, nomi, descrizioni e collegamenti interni sono organizzati male.
Per questo bisogna considerare la SEO del negozio online fin dalla progettazione. I trasferimenti automatici di prodotti dovrebbero evitare URL superflui, contenuti duplicati e categorie disordinate.
L’automazione accelera le operazioni tecniche; contenuti di qualità, struttura chiara e comprensione delle ricerche degli utenti richiedono comunque una pianificazione accurata.
Non ogni negozio ha bisogno di ERP, CRM, magazzino avanzato e decine di integrazioni. Una piccola attività con poche decine di articoli può lavorare bene con un sistema più semplice.
Prima dello sviluppo conviene individuare dove si perde realmente tempo. Se un dipendente ricopia decine di ordini ogni giorno, automatizzare quell’operazione può essere molto utile. Se un’attività viene svolta una volta al mese, creare un’integrazione dedicata potrebbe non avere senso economico.
Questo criterio vale anche per le proposte molto economiche, come un negozio online da 500 euro. Una soluzione di base può mostrare prodotti e ricevere ordini, ma automazioni avanzate e integrazioni personalizzate richiedono progettazione e lavoro aggiuntivi.
È importante distinguere le funzioni indispensabili fin dall’inizio da quelle che possono essere introdotte più avanti, quando ordini e attività cresceranno.
Un e-commerce ben progettato dovrebbe poter crescere gradualmente. Un’azienda può iniziare con dieci ordini al giorno e arrivare a gestirne molti di più.
Un processo efficace con pochi ordini potrebbe non esserlo quando il volume aumenta sensibilmente.
È quindi utile prevedere la futura integrazione con altri sistemi anche se non serve subito. Una base tecnica solida può semplificare notevolmente gli aggiornamenti successivi.
L’automazione offre il massimo valore quando elimina attività amministrative ripetitive, riduce errori e velocizza gli ordini. Non deve complicare l’impresa, ma rendere il lavoro più semplice.
Se state progettando un negozio o volete automatizzare le vendite attuali, richiedete un preventivo gratuito. Analizzando come gestite prodotti, ordini, pagamenti e spedizioni, potremo definire gli interventi che portano un vantaggio concreto alla vostra attività.
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